Punctus : Le logiciel qui veut simplifier la vie du greenkeeper

Le logiciel allemand Punctus a pour objectif de simplifier au maximum l’organisation du travail des greenkeepers sur les parcours de golf. Complet et facile d’utilisation, il se répand depuis quelques années en France via l’entreprise IntoGrass, qui co-développe le logiciel avec Punctus.

Plannings, budgets, entretien et maintenance des machines, plan de fertilisation. Le logiciel Punctus a pour objectif de tout réunir en une seule application, en un outil qui a pour seul but de simplifier l’organisation du travail des greenkeepers et de leurs équipes et leur faire gagner du temps. Si le logiciel allemand est très logiquement bien ancré dans les golfs de son pays, il s’exporte de plus en plus depuis quelques années, touchant notamment les golfs suisses, marocains et français. En France, une vingtaine de golfs français l’utilisent déjà.

Punctus est un logiciel de gestion conçu spécialement pour les greenkeepers. Créé en 2000, le logiciel initialement programmé pour créer des plannings de travail, a complétement étoffé son éventail en 2018, lors de son rachat. Les possibilités du logiciel se sont multipliées pour en faire un outil de gestion très complet, incluant aussi bien l’organisation du travail que l’établissement des budgets, la gestion des machines et des stocks, etc. Son idée première est d’offrir aux greenkeepers une vision du budget alloué à l’entretien des surfaces de jeu. Le logiciel n’est toutefois pas uniquement destiné aux greenkeepers, mais peut également être utilisé pour les terrains de sport, les entreprises et les espaces verts collectifs.

Planifier le travail

En premier lieu, le logiciel peut donner un aperçu du planning de travail. Chaque salarié peut rentrer ses heures quotidiennes (heures travaillées, heures supplémentaires, heures dues, etc.) mais également planifier ses vacances. L’organisation des tournois peut être renseignée à l’avance, offrant aux personnels d’entretien une visibilité accrue sur leur planning à plus ou moins long terme sur l’année.

Il est possible de créer des listes de travail. L’intendant peut ainsi attribuer une tâche à un employé (tonte, opération mécanique, fertilisation), en précisant la zone concernée, le matériel à utiliser, le produit à appliquer, et le temps que doit prendre l’opération. L’utilisateur peut également être encore plus précis en ajoutant des consignes (sens de tonte par exemple). En cas d’anomalies rencontrées lors de la réalisation d’une tâche, l’utilisateur peut la renseigner à l’aide de son smartphone muni de l’application Punctus. Cela permettra notamment de localiser/cartographier les anomalies sur le parcours grâce aux coordonnées GPS des photos. Afin d’éviter la répétitivité du paramétrage sur l’application, il est possible de créer des routines de travail qui se répéteront automatiquement sur des créneaux donnés. 

Elaborer des rapports de travail précis

A l’issue de chaque journée de travail, en cumulant les heures travaillées par chaque employé, les tâches effectuées… un rapport de travail va être généré. Celui-ci permet à l’intendant d’avoir une vision sur ce qui a été fait lors de la journée, le temps passé sur les différentes zones et les couts engendrés.

Il est possible d’avoir, de façon plus détaillée, le rapport de travail à l’année de chaque employé afin de déterminer à quelles tâches il a passé le plus de temps.

Les contrats de travail et le prix des machines ayant été déjà référencés au sein de l’application, cette dernière est ainsi en mesure de budgétiser chaque tâche effectuée.

L’onglet « Rapport de travail » permet également de répertorier toutes les applications d’engrais et de pesticides. Pour les pesticides, la date, le produit utilisé, les détails de la demande ainsi que le protocole d’application sont renseignés. Quant aux engrais, la date, le produit, la quantité utilisée, le taux d’application et la composition de l’engrais sont indiqués.

Avoir une vision sur ses stocks et de son parc matériel

L’application propose une fonctionnalité « L’Entrepôt » qui permet à ses utilisateurs d’avoir une vision en temps réels des mouvements au sein du stock. Tous les produits sont renseignés dans l’entrepôt (carburant, engrais, lubrifiants et graisses, mobilier de parcours, agents mouillant, pièces détachées, sable, etc.) En fonction des applications et de l’utilisation de certains produits pour l’entretien des machines, renseignées dans l’application, la mise à jour du stock se fait automatiquement. Il est aussi possible d’avoir un aperçu des achats.

L’onglet « Machinerie » permet d’avoir une vision sur le parc matériel. Toutes les machines y sont référencées, avec leurs heures de fonctionnement. Des listes de maintenance peuvent être créées. Le suivi des machines permet en outre de voir sur l’année le coût de chaque machine, laquelle consomme le plus de carburant et laquelle implique le plus d’investissement.

Outre ces nombreuses fonctionnalités, Punctus a également créé sa propre station météo et ses propres capteurs de sol, directement connectés au logiciel. Ils peuvent remonter des données toutes les heures (prévisions météo, température, pluviométrie, humidité de l’air, etc.)

Retour d’expérience : un outil qui fait gagner du temps et de la traçabilité

Nous avons contacté deux greenkeepers qui utilisent ou ont utilisé le logiciel Punctus. Ludovic Hettinger est le greenkeeper du Golf de Hardelot. Il gère deux parcours de 18 trous et le logiciel s’avère encore plus utile lorsque les effectifs à gérer sont conséquents. « J’utilise beaucoup la partie planning. Comme je m’occupe de deux parcours, c’est beaucoup plus simple pour moi de dispatcher le travail, d’envoyer un planning informatique aux deux chefs d’équipe », nous précise-t-il.

« Le logiciel nous a permis de gagner beaucoup de temps et d’avoir une traçabilité bien plus fiable qu’avant, aussi bien sur les stocks mécaniques puisque nous savons exactement ce que chaque machine nous coute à l’année, que les stocks mensuels qui sont mis à jour dès la moindre application (intrants, plan de fertilisation…) Pour tout ce qui est gestion humaine, le logiciel est très bien, il permet d’avoir de la visibilité sur ses équipes (arrêts maladie, congés, etc.) », ajoute-t-il. La partie la plus difficile est finalement le lancement du logiciel où il faut rentrer toutes les données des machines, des stocks, les contrats du personnel etc. Dès lors que cette tâche est passée, Ludovic Hettinger est « tranquille pour le reste de la saison ».

De son côté, Guillaume Grall, greenkeeper du Golf de Saint-Cloud depuis peu, a utilisé Punctus pendant plusieurs mois lorsqu’il officiait au Golf de la Boulie. Et lui aussi s’est montré convaincu par Punctus, notamment en ce qui concerne l’organisation du travail. « L’idéal, c’est d’avoir un écran sur le lieu de rassemblement de l’équipe. Le planning et les tâches précises à réaliser par chacun s’affichent sur l’écran et tout le monde sait ce qu’il a à faire dans la journée. Tout ce à quoi le greenkeeper pense la journée peut être retranscrit à l’écran. Cela permet également de rendre l’équipe plus autonome, ils n’ont pas besoin d’appeler le greenkeeper pour savoir quelle tâche effectuer. C’est une petite charge de travail pour le mettre en place et le gérer chaque matin, mais une fois que la mise en place est faite c’est très pratique et le gain de temps est considérable », confie-t-il.

Ce dernier apprécie également la capacité qu’a Punctus à quantifier le temps de travail alloué à chaque tâche et budgetiser le coût de chaque opération, de chaque machine. « Lorsqu’il faut présenter des rapports au comité, nous sommes capables, grâce au logiciel, de dire que nous avons passé tant de temps à ratisser les bunkers ou à tondre les greens à l’année », poursuit-il. En voyant à plus long-terme, le logiciel pourrait même faciliter la transition lors des changements de greenkeeper en centralisant toutes les données utiles de l’entretien du parcours (contrats du personnel, liste des fournisseurs, liste des engrais, liste des produits phytosanitaires, historiques…)

Punctus a toutefois quelques marges de progression, et quelques ajustements pourraient être faits notamment lorsque des tâches avec des machines sont attribuées, il est parfois possible qu’il y ait des doublons au niveau du matériel. Les parties « plan de fertilisation » et « budget » pourraient également être simplifiées selon les deux greenkeepers. Mais leur expérience du logiciel reste globalement très positive.

Vous souhaitez en savoir davantage sur le logiciel Punctus ? Rendez-vous les 15 et 16 novembre aux 48h du Gazon Sport Pro, le distributeur et co-développeur du logiciel, IntoGrass, sera présent. Prêt à vous présenter une nouvelle fonctionnalité du logiciel : Le Modèle de prédiction du dollar spot.